Come organizzare una fiera

Organizzare una fiera è un compito molto impegnativo. Si deve organizzare lo spazio espositivo in tutti i suoi aspetti, dalla scelta dell’ambiente fino ad arrivare al giorno dell’inaugurazione.

Per avere un buon risultato è consigliabile affidarsi alla consulenza di uno o più esperti, in questo modo si potranno ottimizzare le risorse e raggiungere risultati molto soddisfacenti.

Per organizzare una fiera si devono prendere in considerazione vari aspetti, il primo riguarda la scelta della location, quindi bisogna decidere il luogo più adatto nel quale si svolgerà la manifestazione. Questo spazio deve essere scelto basandosi su determinati standard e caratteristiche, che sono sempre diverse in base al tema della fiera, alcuni requisiti possono essere l’accessibilità, la capienza, la sicurezza, la presenza di aree di sosta e altri servizi. Per scegliere il luogo in cui si deve svolgere l’evento è necessario, quindi, avere ben chiaro l’oggetto della fiera e come questo vuole essere presentato.

Scelto lo spazio si passa al lavoro di squadra, persone diverse avranno compiti diversi come quello di definire il target di riferimento, di valutare i diversi preventivi, contattare i fornitori.

Nella fase successiva l’intero team dovrà lavorare ad un piano di comunicazione che sia adatto all’avvenimento.

La fase di raccolta dei preventivi può sembrare facile ma in realtà non lo è, questo perché per decidere cosa è necessario e cosa no e per rispettare i budget occorre avere una certa esperienza nel settore organizzativo.

Anche decidere gli investimenti inerenti al settore della comunicazione è un compito molto importante, richiede una larga conoscenza del mercato, dei mezzi di comunicazione più utilizzati dal target di riferimento, in questo modo si può ideare una strategia, adeguata alle esigenze del committente, che sia in grado di dargli notorietà.

Gran parte dell’attenzione dovrà essere concentrata sull’allestimento, questo deve essere d’effetto in modo da catturare lo sguardo e l’attenzione del visitatore che, colpito dalla struttura dello stand, si avvicinerà e in quel momento potrà essere accolto nel modo più appropriato. Per questo motivo la creatività e la capacità di comprendere le esigenze dei clienti sono caratteristiche di vitale importanza per organizzare una buona fiera.