Come scrivere una lettera commerciale

Sebbene siano rari i casi in cui si scriva ancora una lettera, le lettere commerciali sono ancora molto utilizzate per comunicazioni di carattere ufficiale. Per questo sono solite seguire, oltre alle ovvie norme grammaticali, anche regole stringenti sia per lo stile che nella grafica.

Innanzitutto, una vera lettera commerciale va scritta su carta intestata, per rendere immediatamente riconoscibile il mittente. In mancanza di intestazione o logo societario, i dati del mittente (nome, cognome, eventuale titolo e indirizzo) vanno incolonnati su più righe, in alto a destra della missiva. Successivamente si passerà ad inserire i dati riguardanti il destinatario, più in basso a sinistra, lasciando la dovuta spaziatura tra i due campi.

Se il destinatario fa parte di un ente o un organizzazione, è bene far precedere il suo nome dalla dicitura “Alla cortese attenzione di”; ci si può rivolgere all’interessato semplicemente utilizzando il classico Sig. o Sig.ra, oppure, con l’abbreviazione del titolo se ne è in possesso (Avv., Ing., Dott.), mentre alle persone giuridiche ci si rivolge esclusivamente con Spett.le.

Nella riga successiva, sempre divisa da una spaziatura, viene scritto l’oggetto della lettera, che è una breve introduzione ai temi trattati. Poi, è il momento di passare al vero e proprio corpo della lettera: si comincia richiamando il cognome e il titolo del destinatario, in maniera più diretta rispetto all’intestazione precedente, di solito con un Gent.le o più reverente Egregio. Norma vuole che dopo il nome seguito dalla virgola, la lettera prosegua andando a capo.

Quando si scrive una lettera commerciale bisogna rivolgersi al destinatario sempre con il Lei o il Voi, facendo attenzione a mantenere la coerenza nell’uso dei pronomi, sia sotto l’aspetto grammaticale che grafico, ovvero questi andranno scritti sempre in maiuscolo, anche all’interno di una stessa parola: informarLa, porgerVi.

La stile dovrà essere chiaro e diretto, non è necessario utilizzare un vocabolario eccessivamente forbito o specialistico del settore, specie se il destinatario non ne è addentro. Basta mantenere un dovuto tono di cortesia, anche se la lettera dovesse riguardare una scadenza o un sollecito di pagamento.

Si conclude con i saluti, Cordiali o Distinti; se sono state rilasciate delle dichiarazioni, si può usare la formula “In fede”, o se ci si aspetta una risposta “In attesa di un Suo riscontro”. L’importante è rendersi sempre disponibili per un futuro contatto. Per questo in coda alla lettera, insieme alla specifica di luogo e data della firma, vanno sempre inseriti anche tutti gli ulteriori riferimenti al mittente, come email o numero di telefono.

L’ultimo accorgimento, visto che di solito una lettera commerciale va spedita a mezzo posta, è quello di siglarla a penna una volta stampata.